Excel, který přežije každý nový systém
Stalo se vám někdy, že jste zavedli nový systém a lidé se pořád vraceli k tabulce, kterou používali posledních dvacet let?
Viděla jsem to mnohokrát.
Tu tabulku mělo pět lidí. Znali každou formuli, každý skrytý sloupec i každou výjimku, kterou tam kdysi někdo dopsal. Pracovala s ní tři oddělení.
Pak přišel nový systém. Uměl to samé, jen automaticky a bez chyb v kopírování.
A tři oddělení dál otevírala tu tabulku. Ne úplně všichni. Ale většina.
Proč se to děje?
Protože těm lidem nikdo nevysvětlil, co jim nový systém má přinést. Ani co z toho bude mít firma.
Protože si k němu nestihli vybudovat důvěru. Nebyli u toho, když se navrhoval.
Protože se jich nikdo nezeptal, v jaké podobě potřebují výstupy, aby jim to práci ulehčilo, ne přidalo.
A protože nebyli ani u plánování spuštění. Jednoho dne přišel e-mail, že se systém spouští a že se mají zúčastnit dvoudenního školení.
Tohle je mimochodem naprosto spolehlivý recept: Jestli chcete, aby tabulky přežily i další tři nové systémy, dělejte to přesně takhle.
Obcházení totiž není vzdor. Je to zpráva o tom, co se v přípravě přeskočilo.
Není složité to udělat jinak. Jen se to musí stát včas:
– Lidé, kteří v systému budou pracovat, sedí u návrhu. Ne až na konci v roli publika.
– Někdo se jich zeptá, co potřebují vidět a v jaké podobě. A odpověď se promítne do zadání. Vysvětlení nezačíná u funkcí systému, ale u toho, co se změní v jejich úterním odpoledni.
– Spuštění se plánuje s nimi, ne pro ně.
– A po spuštění to má někdo dál v popisu práce.
Tomuhle se říká řízení změn: Nezabývá se systémem, ale lidmi, kteří v něm mají od pondělí pracovat. Jestli rozumí proč, jestli tomu věří, jestli u toho byli včas a jestli jim nová práce dává smysl.
Jaká tabulka přežívá u vás?